Vacature directie-support iSHARE

Als Directie-support iSHARE zie je erop toe dat externe partijen en werknemers van de stichting zowel doelmatig als rechtmatig werken. Daarnaast ondersteun je de directeur van de stichting bij het uitvoeren van zijn verplichtingen en verantwoordelijkheden.

De baan is een sterke mix van [a] operationele, administratieve, secretariële taken, [b] tactische budget- en werksturende taken, [c] taken rond strategische focus en stakeholdermanagement.

Verantwoordelijkheden

Focus Rechtmatigheid: bewaken van 1. Offertes, opdrachtformaliseringen, contracten en verplichtingen daaruit, 2. Aanwezigheid en kwaliteit deliverables​, 3. Admin​istratie en verantwoording van uren, 4. Cofin​anciering, 5. Facturen​, 6. Compliance t.a.v. governance.

Focus Doelmatigheid: 1. Mede bepalen van focuspunten, werkzaamheden en targets​, 2. Mede beoordelen van resultaten, 3. Monitoren van budgetverbruik, 4. Mede beoordelen van ieders inzet​ en scherpte.

Werkzaamheden

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Opzetten en begeleiden van meetings, en verslaglegging ervan.
  • Borgen van alle genoemde focuspunten Rechtmatigheid en Doelmatigheid.
  • Schrijven van diverse soorten (beleidsvoorbereidende) stukken, vanuit diverse stakeholder perspectieven.
  • Adviseren van en doorlopende interactie met de directeur van de stichting over bestuurlijke en lopende zaken.
  • Initiëren, inhoudelijk voorbereiden en modereren van speciale sessies, zoals workshops.

 

Kennis, ervaring en vaardigheden

  • HBO of WO-niveau.
  • Bestuurlijke ervaring of ervaring met managen van complexe (stakeholder) processen.
  • Kwantitatief-analytische vaardigheden, inclusief Excel.
  • Conceptueel-analytische vaardigheden, o.a. kunnen structureren en bondig schrijven van relevante stukken tekst, en snel beoordelen van werk van externen en werknemers.
  • Sociale skills om begeleidend, leidend en dienend op te treden (voeling met wanneer op de achtergrond te blijven, wanneer neutrale spil te zijn, en wanneer assertiviteit nodig is).
  • Ordenings- en monitoring skills om een zeer brede waaier aan aandachtspunten bij te houden en op tijd aan te kaarten, ook namens anderen.
  • Houding van aanpakken en proactief initiëren.
  • Ervaring met IT, data communicatie, logistiek is een pré.
  • Overige relevante ervaring voor de functie.

Reageren op deze vacature kan door dit formulier in te vullen.